Gestão Fiscal Para O Varejo: Automações E Inteligência De Dados

Gerir uma empresa não é uma tarefa fácil, principalmente para companhias do varejo, as quais possuem a necessidade de análise e verificação de diversas peculiaridades quanto aos produtos que são vendidos. Por esse motivo, possuir uma eficiente gestão torna-se essencial para o sucesso empresarial. Para tanto, torna-se importante a implementação de uma gestão fiscal automatizada no varejo. Veremos a seguir quais os benefícios da automação para esse importante setor.

O que é gestão fiscal no varejo?

A complexidade do setor varejista, aliada a uma vasta legislação tributária, impõe a essas empresas a necessidade de adoção de certas providências como forma de dar eficiência à gestão empresarial.

Dentre as principais providências a serem tomadas, está a implementação de práticas de gestão fiscal. Através desta gestão fiscal será possível automatizar procedimentos fiscais/tributários, tais como: 

• emissão de notas fiscais
• monitoramento de alterações legislativas que impactam na apuração dos tributos devidos como, por exemplo, isenções, reduções de alíquota e ou base de cálculo 
• apuração de tributos 
• validação de informações de fornecedores e clientes

Além disso, uma gestão fiscal automatizada para varejo possibilita a realização de auditorias do cumprimento das obrigações tributárias, como a entrega de arquivos ao ambiente SPED.

ERP na gestão fiscal no varejo

A implementação de um ERP, ou seja, de um software de auxílio na administração das empresas do varejo tem sua importância, pois através dele haverá a possibilidade de realização de controles gerenciais da empresa. Se realizados de forma correta, eles poderão dar maior eficiência ao negócio.

As empresas do varejo estão sujeitas a uma série de controles, as quais se relacionam ao preço de custo, apuração de margem de lucro, preço de venda, controle de estoque e emissão de notas fiscais, por exemplo.

Portanto, utilizar um sistema de automatização de processos trará uma sinergia entre as mais diversas áreas da empresa. Dessa forma, permitirá uma otimização de tarefas a serem cumpridas, dando, assim, eficiência tanto operacional como financeira para a empresa.

Por que investir numa boa gestão fiscal no varejo?

Realizar um investimento em um bom sistema de gestão ERP é essencial para que as áreas da empresa passem a funcionar em conjunto, o que resultará na otimização dos processos internos.

Dentre os principais benefícios decorrentes do investimento realizado para implementação de uma gestão fiscal estão:

Controle financeiro

A instalação de software para automação dos processos dentro de uma empresa do mercado varejista terá como resultado um maior controle financeiro. Com um bom sistema de gestão fiscal, a empresa poderá ter ciência acerca de quais os seus pontos fracos a serem corrigidos.

Dentre os principais pontos que podem ser impactados pela gestão fiscal no varejo estão a correta parametrização de produtos e, portanto, tributação. Além disso, o controle de estoque torna-se mais efetivo.

O varejo recebe diversos produtos, os quais são postos à venda para o consumidor final. Porém, cada produto possui uma especificidade tributária, o que pode ocasionar no recolhimento de tributos de forma equivocada. Cada particularidade do produto pode ter influência nos tributos incidentes. Assim, se realizada uma gestão equivocada destas informações, outras áreas da empresa poderão ser impactadas.

A gestão relacionada ao estoque também passa por uma grande melhora com o auxílio da automatização. A realização de um controle implica na possibilidade de a empresa varejista ter ciência de qual o momento correto para realizar a reposição de produtos, o que, se realizado de forma eficiente, poderá implicar em menores custos de aquisição.

Vejamos que essas hipóteses utilizadas como exemplo acarretam um maior controle financeiro, pois a administração da empresa poderá ter ciência dos valores gastos e da hora certa de abastecer, o que implica em um melhor fluxo de caixa e poder de decisão.

Controle de custo

A possibilidade de melhor controle financeiro está atrelada também ao melhor controle de custos. A adoção de uma gestão fiscal automatizada no varejo poderá automatizar processos, o que resultará na economia de tempo para realização de tarefas e, portanto, em uma diminuição de custos operacionais.

Esse resultado permite que a empresa aloque os valores economizados em outros setores que necessitam de aportes, de modo a atribuir eficiência à gestão da empresa.

Controle de erros

Vimos que a automação, se adotada pelo setor de varejo, terá efeitos sobre determinadas tarefas, tais como emissão de notas fiscais e apuração de impostos, por exemplo. Essas tarefas diminuirão erros que podem ser, e são normais que ocorram, ocasionados por equívocos humanos. 

Portanto, um bom sistema ERP irá diminuir erros. Porém, isso não implica na dispensa de pessoas das tarefas que serão automatizadas. A capacitação dos colaboradores da empresa varejista é de suma importância para a conferência dos trabalhados automáticos, o que trará ainda mais segurança para os procedimentos da empresa.

Controle de decisões

Ao possibilitar que a empresa do varejo passe a analisar os processos de forma unificada, a automatização dos processos possibilitará um maior controle e assertividade de decisões pela direção da empresa.

Com a adoção do sistema de ERP a direção poderá analisar a empresa de forma ampla, de modo a visualizar quais áreas necessitam de atenção e quais os procedimentos precisam de correção. Assim, a empresa poderá ser assertiva em seus processos de decisão, o que lhe trará maior efetividade gerencial.

Vantagens da automatização de processos

Foi possível notar que a implementação de um ERP para o varejo traz à empresa um grande benefício, pois possibilita uma visão ampla sobre todo o processo, o que resulta em um maior poder de decisão.

Vimos que dentre as principais vantagens de um processo de automatização de processos estão a possibilidade de se dar maior eficiência aos controles financeiros e de custo. Além disso, há a chance de diminuir erros e acarretar maior eficiência nos processos de decisões.

Adicionalmente, podemos destacar outros benefícios na adoção de um processo de automatização. Dentre esses estão:

Aumento de receita

Automatizar processos resultam na possibilidade de aumento de receita através do crescimento de vendas.

Esse resultado decorre da otimização da pesquisa de produtos, controle de estoque, análise de custos e formação de preço. Assim, o varejo pode ser mais competitivo, o que lhe trará a oportunidade de aumento de vendas.

Controle de estoque

Reforçamos que dentre as vantagens da gestão fiscal e automatização dos processos está o controle de custos. Esse benefício está intrinsecamente ligado à análise de estoque que poderá ser realizada pela empresa varejista.

O varejo deve possuir estoque suficiente para que consiga atender seus clientes. Deste modo, a análise de vendas é fundamental para que a empresa possa programar o seu estoque com antecedência. Essa organização poderá possibilitar, por exemplo, que a empresa negocie com fornecedores antecipadamente, o que lhe permitirá buscar melhores preços.

Esse controle de estoque é fundamental para que o varejo não se veja na situação de não conseguir atender os seus consumidores e, portanto, tenha prejuízos na sua operação.

Gestão tributária

A gestão fiscal possui vínculo com a área tributária da empresa, e a automatização dos processos permitirá que a empresa apure e recolha seus tributos de forma correta.

Além do recolhimento de forma correta, a automatização visará a emissão de notas fiscais dentro dos parâmetros que a legislação determina. Bem como permitirá que a empresa realize o preenchimento e entrega de suas obrigações acessórias dentro do prazo.

Cumprir com as obrigações de forma correta afasta a possibilidade de a empresa sofrer eventual fiscalização e/ou penalização por eventual descumprimento das obrigações tributárias.

Aumento de produtividade

Salientamos que dentre os objetivos da automatização dos processos para o setor do varejo está a redução de erros. Como consequência deste efeito, tem-se um aumento da produtividade, pois eventuais equívocos ocasionados por erros humanos serão minimizados.

Análise integrado dos processos

Os sistemas ERP para o setor de varejo, ainda, permitirá que haja uma integração entre processos e, consequentemente, das áreas da empresa. Portanto, a implementação da automação gera operações mais eficientes, em razão da possibilidade de uma análise ampla e tomada de decisões mais assertivas.

Desafios para a automatização da gestão fiscal no varejo

A implementação de um processo de automação da gestão fiscal é benéfica para a empresa. Porém, para que todos os benefícios possam ser sentidos pela companhia, alguns obstáculos devem ser ultrapassados:

Valores de implementação

O um bom sistema de ERP possui custos relevantes, e a preparação orçamentária para instalação de uma automação da gestão fiscal deve acontecer antecipadamente.

Adequação de procedimentos internos e treinamento de colaboradores

Com o início da automação da gestão fiscal de varejo dentro da empresa, haverá a necessidade de adequação dos procedimentos internos. Isso tudo para que o ERP possa funcionar corretamente.

Portanto, procedimentos de alimentação do sistema, bem como o manuseio deste, são essenciais para que o varejo possa se aproveitar de todos os benefícios que a automação pode trazer ao negócio.

Além disso, deve haver uma capacitação dos colaboradores da empresa, tanto para utilização do sistema, como também para supervisionar os resultados.

Segurança com dados

Ao automatizar os procedimentos, é certo que informações relevantes de fornecedores, clientes, bem como de números da empresa do varejo terão armazenamento em nuvem.

Assim, é fundamental que a empresa se adeque e passe a contar com sistemas de segurança cibernética, de modo a evitar ataques que possam danificar os dados necessários para o funcionamento da automação. Também, dessa forma, é possível evitar que dados sensíveis vazem.

Arquivei como fonte de dados e ferramenta de automação

No mundo acelerado do varejo, a obtenção e análise de dados precisos desempenham um papel fundamental na tomada de decisões estratégicas. Com a complexidade das regulamentações fiscais e a necessidade de otimizar processos, a utilização eficaz de ferramentas como o Arquivei tornou-se indispensável para os varejistas modernos. 

Entenda como a plataforma Arquivei pode servir não apenas como uma fonte confiável de dados fiscais, mas também como uma poderosa ferramenta de automação para impulsionar a eficiência e a estratégia no varejo.

Dados da gestão fiscal como metodologia estratégica:

A Arquivei oferece uma solução abrangente para a gestão de documentos fiscais, garantindo a precisão e a integridade dos dados. Ao extrair e analisar dados fiscais pela plataforma Arquivei, os varejistas podem identificar padrões de compra, sazonalidade e preferências do consumidor, dados fundamentais para a tomada de decisões de estoque e marketing.

Além disso, é possível monitorar de perto os dados fiscais, garantir conformidade com as regulamentações governamentais, e mitigar o risco de multas e penalidades.

Automação de processos para otimização de rotinas:

A plataforma Arquivei automatiza a captura e organização de documentos fiscais, reduzindo significativamente o tempo gasto em tarefas manuais e propensas a erros. Pode ser configurada para enviar notificações sobre vencimentos de documentos, alertas de mudanças na legislação fiscal e outras informações relevantes, garantindo conformidade contínua e atualizada.

A integração do Arquivei com sistemas de gestão permite uma visão unificada e em tempo real das operações fiscais, facilitando a análise e a tomada de decisões.

A Arquivei não é apenas uma ferramenta de conformidade fiscal, mas sim um aliado estratégico para os varejistas que buscam maximizar seu desempenho e eficiência. Ao aproveitar os dados da gestão fiscal e as capacidades de automação da plataforma, os varejistas podem tomar decisões informadas, otimizar processos e oferecer uma experiência de compra mais personalizada e eficiente para os clientes. Em um ambiente competitivo, a Arquivei surge como uma vantagem crucial para impulsionar o sucesso no varejo moderno.

Conclusão

A automação de processos vem ganhando cada vez mais adeptos. Nesse ponto, o varejo, por ser um setor que lida com diversos pontos de atenção, como logísticas de estoque, grande volume de emissão de notas fiscais e relevantes valores de tributos, deve se valer dessa adequação para possuir maior eficiência no negócio.

A implementação de um bom sistema de automação pela empresa demandará esforços, porém, os benefícios da adoção de um sistema ERP são inúmeros. A diminuição de erros, redução de custos, maior controle de estoque, cumprimento rigoroso das normas fiscais e aumento de receita são excelentes justificativas para que o varejo passe a adotar processos de automação.